10 mois au cœur d’une migration SAP S/4HANA : mon retour d’expérience de DAF

Changer d’ERP est souvent présenté comme un projet informatique. Après avoir accompagné pendant près de dix mois une migration vers SAP S/4HANA dans un environnement international, j’en retiens surtout qu’il s’agit d’un véritable projet d’entreprise.

Cette expérience m’a permis d’intervenir côté Finance sur l’ensemble des grandes étapes du projet :

3 mois de préparation des Master Data → 3 mois de tests (UAT) → 2 mois de cutover et go-live → 2 mois d’hypercare.

De la préparation des données jusqu’aux premières clôtures dans SAP, j’ai assuré un rôle de référente métier Finance, en coordination avec les équipes opérationnelles, les consultants et les équipes Groupe.

Trois mois pour préparer les données… et l’organisation

La première étape a été consacrée à la préparation des Master Data.

Pendant trois mois, j’ai participé à l’identification des données à reprendre, à leur extraction de l’ancien ERP, leur analyse, leur nettoyage et leur fiabilisation avant intégration dans SAP.

Mais une migration ERP ne consiste pas uniquement à transférer les données existantes d’un système vers un autre.

Le nouvel environnement a également nécessité de construire des données et des référentiels qui n’existaient pas dans l’ancien ERP, notamment les centres de coûts et les ordres internes, la hiérarchie des clients, la limite de crédit des clients. Il a fallu réfléchir à leur structure, préparer les données nécessaires à leur création et s’assurer qu’elles répondaient à la fois aux besoins opérationnels de l’entreprise et aux attentes du Groupe.

En parallèle, j’ai assuré le suivi des différents sujets en cours liés au changement d’ERP et à l’évolution des processus Finance : identifier les points restant à traiter, solliciter les bons interlocuteurs, suivre leur avancement et veiller au respect des échéances du projet.

Cette première phase m’a surtout permis de mesurer à quel point une migration se prépare bien avant le changement d’outil.

Et cette préparation ne peut pas reposer uniquement sur les consultants.

Anticiper la disponibilité des équipes opérationnelles

L’un des principaux enseignements que je retiens de cette expérience concerne justement la disponibilité des équipes métier.

Ce sont elles qui connaissent le mieux les données, les processus et les particularités de l’entreprise. Ce sont également elles qui utiliseront quotidiennement le nouvel ERP une fois celui-ci déployé.

Leur implication est donc indispensable dès la préparation du projet.

Mais une migration ne remplace pas leur activité habituelle : elle vient s’y ajouter.

Nettoyer les données, construire de nouveaux référentiels, participer aux ateliers avec les consultants, préparer puis réaliser les tests, analyser les anomalies… tout cela demande du temps.

Il est donc essentiel d’anticiper cette charge suffisamment tôt et, si nécessaire, de revoir temporairement la répartition des tâches ou de prévoir des renforts pour permettre aux opérationnels de réellement participer au projet.

Trois mois de tests : tester, coordonner, suivre et relancer

Après la préparation des données, nous sommes entrés dans une phase de trois mois de tests.

Durant cette période, les équipes opérationnelles consacraient près de 80 % de leur temps au projet de migration, leur présence aux sessions de tests étant obligatoire.

J’ai participé à la réalisation des tests avec les équipes opérationnelles, mais également à leur coordination et à leur suivi.

Il fallait conserver une vision globale du projet et rester proactive : quels sujets devaient encore être testés ? Sur quels périmètres devions-nous avancer ? Quelles validations manquaient ? Quels points risquaient de bloquer les prochaines étapes ?

Les différents sujets concernaient notamment FI, CO, CS et les Master Data.

Lorsqu’une anomalie était identifiée pendant les tests, mon rôle consistait également à la documenter, la faire remonter aux consultants, suivre sa résolution puis m’assurer que les nouveaux tests étaient réalisés jusqu’à validation.

Le respect des deadlines était un autre enjeu important : disponibilité des équipes, réalisation des tests, corrections, nouveaux tests et remise des différents fichiers devaient s’intégrer dans un calendrier projet défini au niveau du Groupe.

J’ai également participé à la création de supports de formation afin d’accompagner les utilisateurs dans la prise en main des nouveaux processus et du nouvel environnement.

Cette phase m’a confortée dans une conviction : les consultants apportent la connaissance de l’ERP ; les opérationnels apportent la connaissance du métier.

Les futurs utilisateurs sont les mieux placés pour vérifier que les processus correspondent réellement aux situations qu’ils rencontreront au quotidien. Leur participation aux tests et leur validation avant le go-live sont donc capitales.

Le go-live : sécuriser la bascule financière

Après six mois de préparation et de tests est arrivée la période du cutover et du go-live.

Pour la Finance, il s’agit d’une étape particulièrement critique.

Nous ne travaillons alors plus sur un environnement de test : il faut préparer les données financières définitives qui permettront de quitter l’ancien ERP et de poursuivre la comptabilité dans le nouveau.

Balance générale, postes ouverts clients et fournisseurs, immobilisations… les données arrêtées dans l’ancien ERP doivent être extraites, contrôlées, rapprochées avec la comptabilité et préparées dans les fichiers attendus pour leur intégration définitive dans SAP.

J’ai participé à la préparation, au contrôle et au suivi de ces fichiers de migration, avec un double impératif : respecter les échéances très précises du projet tout en garantissant la fiabilité et l’exhaustivité des informations financières transmises.

Une fois les données intégrées dans SAP, de nouveaux contrôles et rapprochements sont nécessaires afin de s’assurer que la situation financière reprise dans le nouvel ERP correspond bien à celle arrêtée dans l’ancien système.

C’est à ce moment-là que plusieurs mois de préparation prennent véritablement tout leur sens.

Deux mois d’hypercare

Après le go-live, nous sommes entrés dans une période de deux mois d’hypercare.

Les trois mois de tests réalisés en amont avaient permis d’identifier et de corriger un maximum d’anomalies avant la mise en production. Mais aussi complète soit-elle, une campagne de tests ne peut pas reproduire l’intégralité des situations rencontrées lorsque tous les utilisateurs commencent réellement à travailler dans le nouvel ERP.

Il est donc tout à fait normal que de nouvelles anomalies apparaissent après le go-live. C’est précisément l’un des objectifs de l’hypercare.

Cette période permet d’identifier rapidement les difficultés rencontrées en conditions réelles, de les analyser avec les consultants, de suivre leur résolution et de sécuriser progressivement les processus.

Pour la Finance, l’enjeu est d’autant plus important que l’activité ne s’arrête pas : facturation, fournisseurs, règlements, comptabilité, clôtures… tout doit désormais fonctionner dans le nouvel environnement.

Dans le cadre de cette phase, j’ai également eu l’occasion de me déplacer au siège du Groupe afin de préparer les premières clôtures mensuelles sous SAP, aux côtés des équipes Groupe.

L’hypercare permet ainsi de passer progressivement du mode projet au fonctionnement quotidien et de stabiliser le nouvel environnement.

Ce que je retiens de ces 10 mois

Cette première migration ERP a été une expérience particulièrement enrichissante dans mon parcours de DAF.

Elle m’a permis d’intervenir très concrètement sur de nombreux aspects d’un projet de transformation : préparation et fiabilisation des Master Data, création de nouveaux référentiels, suivi des évolutions de processus, coordination et réalisation des tests, suivi des anomalies jusqu’à leur résolution, création de supports de formation, respect des deadlines, préparation des données financières du go-live et accompagnement des premières clôtures sous SAP.

Mais elle m’a surtout appris qu’une migration ERP réussie repose, selon moi, sur trois éléments essentiels : l’anticipation, l’implication des équipes opérationnelles et la collaboration entre les métiers et les consultants.

Il faut préparer les données, bien sûr. Mais il faut également préparer l’organisation, identifier suffisamment tôt les ressources nécessaires et donner aux équipes le temps de participer réellement au projet.

Il faut aussi savoir conserver une vision d’ensemble, suivre l’avancement des différents sujets, anticiper les prochaines étapes, relancer lorsque cela est nécessaire et s’assurer que les échéances sont tenues.

C’est précisément cette position d’interface entre la Finance, les équipes opérationnelles, les consultants et les équipes Groupe que j’ai particulièrement appréciée pendant ces neuf mois.

Cette expérience vient aujourd’hui enrichir mon activité de DAF à temps partagé. Elle me permet désormais d’accompagner également des entreprises confrontées à un projet de migration ou de transformation ERP, avec une vision très concrète de ce qu’un tel projet implique pour une Direction Financière et ses équipes.

FAQ – Migration ERP et SAP S/4HANA

Quel est le rôle de la Finance dans une migration ERP ?

La Finance joue un rôle central dans une migration ERP. Elle intervient notamment dans la préparation et la fiabilisation des données, la reprise des données financières, la définition de nouveaux référentiels, la réalisation des tests, le contrôle des données migrées et la préparation du go-live. Elle doit également s’assurer que les nouveaux processus répondent aux besoins opérationnels de l’entreprise.

Quelles données faut-il préparer avant une migration vers SAP S/4HANA ?

La préparation dépend du périmètre du projet, mais elle peut concerner les Master Data, les clients, les fournisseurs, les immobilisations, les centres de coûts, les ordres internes, les hiérarchies clients ou encore les limites de crédit. À l’approche du go-live, il faut également préparer les données financières définitives, comme la balance générale et les postes ouverts clients et fournisseurs.

Pourquoi la préparation des Master Data est-elle importante dans une migration ERP ?

La qualité des Master Data conditionne directement la fiabilité du nouvel ERP. Une migration est donc l’occasion de nettoyer, fiabiliser et structurer les données existantes, mais également de créer les référentiels nécessaires au nouveau système. Une donnée mal préparée peut générer des anomalies lors des tests ou après le go-live.

Pourquoi les équipes opérationnelles doivent-elles participer aux tests ERP ?

Les consultants connaissent l’ERP, mais les équipes opérationnelles connaissent les processus métier et les situations réellement rencontrées dans l’entreprise. Leur participation permet de vérifier que les nouveaux processus fonctionnent correctement et correspondent aux besoins quotidiens. Leur validation avant le go-live est donc essentielle.

Combien de temps faut-il prévoir pour les tests lors d’une migration ERP ?

La durée dépend de la taille et de la complexité du projet. Dans le cadre de cette migration vers SAP S/4HANA, la phase de tests a duré trois mois. Elle comprenait la préparation et la réalisation des tests, l’identification des anomalies, leur remontée aux consultants, le suivi des corrections et les nouveaux tests jusqu’à validation.

Qu’est-ce que le cutover dans un projet de migration ERP ?

Le cutover correspond à la période de bascule entre l’ancien ERP et le nouveau système. Pour la Finance, cette phase comprend notamment l’arrêt des données dans l’ancien ERP, leur extraction, leur contrôle, leur préparation pour la migration puis leur validation après intégration dans le nouvel environnement.

Qu’est-ce que l’hypercare après un go-live ERP ?

L’hypercare est la période qui suit immédiatement le go-live. Elle permet d’accompagner les utilisateurs, d’identifier les anomalies qui apparaissent en conditions réelles, de suivre leur résolution avec les consultants et de sécuriser progressivement les nouveaux processus. Le go-live ne constitue donc pas la fin du projet.

Quels sont les principaux facteurs de réussite d’une migration ERP ?

D’après mon expérience, trois éléments sont particulièrement importants : l’anticipation, l’implication des équipes opérationnelles et la collaboration entre les métiers et les consultants. Il est également essentiel de prévoir suffisamment tôt les ressources nécessaires, de suivre les échéances et de conserver une vision globale de l’avancement du projet.

Quel peut être le rôle d’une DAF à temps partagé dans un projet de migration ERP ?

Une DAF à temps partagé peut intervenir comme référente métier Finance et faire le lien entre la Direction Financière, les équipes opérationnelles, les consultants et les équipes projet. Elle peut notamment accompagner la préparation des données, coordonner les tests, suivre les anomalies, sécuriser les données financières du go-live et accompagner les premières clôtures dans le nouvel ERP.